Comment commencer une lettre d’affaire
Trois cas
peuvent se présenter.
1) Lettre de prise de contact.
Aborder immédiatement
le sujet de la lettre :
- Je vous
serais reconnaissant de bien vouloir m'adresser votre tout dernier catalogue...
- J'ai le
plaisir de vous faire savoir que notre magasin restera ouvert jusqu'à 22 heures.
- Nous vous
prions de nous taire connaître vos conditions de vente.
2) Réponse à une lettre.
Il faut rappeler la
lettre reçue :
- Nous avons bien
reçu
- Nous
accusons réception de votre lettre du par laquelle...
- Nous nous
référons à 12 mars 2016 relative
à ...
- Nous avons pris
connaissance de se rapporant à ...
- Nous avons pris
bonne note de
- Nous vous
remercions de
- En référence à
- En réponse à votre lettre du ...
- En réponse à votre lettre du ...
- Suite à
- Votre
lettre du... a retenu toute notre attention.
- Par votre
lettre du ... vous nous indiquez vos conditions de livraison.
- Suivant le
désir exprimé par votre lettre du ...
3) Rappel d’une lettre antérieure.
Rappeler la lettre envoyée :
- Par ma
lettre du 15 mars 2000, je vous demandais le règlement de ma factute n° 802.
- Nous vous
confirmons notre lettre du 10 avril dernier dont vous voudrez bien trouver une
copie ci-jointe.
- Je me
permets de vous rappeler ma lettre du ... par laquelle je vous demandais de ...
- Vous avez
certainement été intéressé par notre lettre du 10 avril 2000 et vous avez pu
remarquer.
Comme vous savez, dans une lettre commerciale l’ OBJET
indique, de manière abrégée, le fait qui motive la rédaction de cette
lettre. Essayez de reformuler en 2 ou 3
mots les faits exposés ci-dessous.
MODELE : Vous voulez annoncer dans votre lettre
que les marchandises n’ont pas été livrées
à temps. – Objet : Retard de livraison
1.
Vous voulez faire savoir à votre client que
vous pouvez expédier les marchandises. Objet:...
2.
Vous annoncez à votre fournisseur que vous
annulez en partie la commande passée. Objet:...
3.
Vous voulez confirmer votre commande. Objet:...
4.
Vous écrivez pour demander un prix moins
élevé que convenu précédemment. Objet:...
5.
Vous annoncez que les marchandises livrées
sont arrivées en mauvais état. Objet:...
6.
Vous voulez augmenter votre commande. Objet:...
7.
Vous annoncez que votre représentant passera
voir votre correspondant. Objet:...
8.
Vous annoncez à votre fournisseur que vous
avez reçu deux boîtes de crayons au lieu de vingt boîtes. Objet:...
9.
Vous annoncez à votre fournisseur que vous
avez reçu deux boîtes de crayons au lieu de deux boîtes de stylos. Objet:...
Vous verrez ci-dessous la description de trois situations (a, b, c) et la
liste de 12 phrases avec lesquelles vous pouvez commencer une lettre.
Indiquez à laquelle de ces trois situations correspondent les phrases proposées.
a. Vous écrivez pour la première fois: abordez
directement le sujet.
b. Votre lettre
fait suite à une lettre, à un message téléphonique ou à un document reçu:
faites y référence.
c. Un courrier antérieur est resté sans réponse:
rappelez-le.
1. Nous vous
rappelons les termes de notre lettre du ...
2. J'ai le
plaisir de vous faire savoir que nous ouvrons un nouveau magasin au centre de
la ville.
3. Nous accusons
réception de votre lettre du ... relative à ...
4. Nous vous
remercions de votre lettre du ... par laquelle vous nous faites savoir que ...
5. Nous vous avons
demandé par notre courrier du ...
de nous envoyer ...
6. Conformément à
notre accord téléphonique du
..., je vous envoie ...
7. Nous vous serions
reconnaissants de nous adresser ...
8. Nous avons pris
connaissance de votre lettre du ... et nous voudrions ...
9. Nous nous référons
à notre lettre du ... vous demandant de ...
10. En réponse à
votre lettre du ..., nous pouvons ...
11. Votre lettre du
... a retenu toute notre attention et nous voudrions ...
12. En référence à votre lettre du
... nous nous permettons…